AGM 2022

As you know the Committee decided that  it is not possible to hold our AGM face-to-face on 23 January 2022.

The government  previously relaxed the rules for holding general assemblies in times of  a health emergency. Since December 2nd, 2020, it is possible to hold a general meeting remotely.

You have already received some documents for the AGM, including the President’s report and the Treasurer’s reports which are normally approved during the AGM.

This year, you will be able to vote either electronically or by mail for those who do not have internet access.

You will find attached the voting form to send to an email address specially created for this vote,   afa17.agmvote@gmail.com  the voting is extended to 30 January.

If you wish to vote by post, please return your voting form to : AFA, 44 rue du Vivier, 17200, Royan, before 30 January 2022

The members who have already sent a proxy have the choice, if they wish to cancel their proxi and to vote, please announce it to us so that your vote is not counted twice.

You can only vote if you have paid your  2022 membership fee before and including  30 January.

We will provide all of the information for the AGM by email as usual. This will include the following: 

1.The President’s Report.

 2.The Membership Report. For information only

 3.The Financial Report.

 4. The Committee’s Proposal to accept Dany Verheylewegen as an Honorary member after many years of service to AFA.

 5. Proposal to accept a flat rate fee for membership of 15 euros per annum with no joining fee for new members and no reductions for swallows (which very few members take advantage as most appreciate the information and support all through the year).

 6. Information about questions formally asked of the committee by 15 January.

 7. Information about elections to the committee and agreement to accept the 7 names put forward  for the committee or a vote if there are more    candidates than places available.

 

Comme vous le savez, le Comité a décidé qu’il n’était pas possible de tenir l’Assemblée Générale Annuelle en présentiel le 23 janvier 2022.

Le gouvernement a assoupli les règles de tenue des assemblées générales en cas d’urgence sanitaire. Depuis le 2 décembre 2020, il est  possible de tenir 

une assemblée générale à distance.

Vous avez déjà reçu quelques documents pour l’AGA, notamment le rapport du Président et celui du Trésorier, qui doivent être approuvés pendant l’AGA. 

Cette année, vous pourrez voter soit par mail soit par courrier postal pour ceux qui n’ont pas d’accès Internet.

Vous trouverez ci-joint le bulletin de vote à envoyer avant le 30 janvier à une adresse email créée spécialement pour ce vote : afa17.agmvote@gmail.com.

Si vous souhaitez voter par voie postale, merci de retourner votre bulletin à : AFA, 44 rue du Vivier, 17200 Royan, avant le 30 janvier.

Les membres qui ont déjà envoyé une procuration peuvent annuler cette procuration et voter, ou la maintenir. Merci de nous informer de manière que votre

vote ne compte pas deux fois.

Vous ne pouvez voter que si vous avez payé votre adhésion 2022 avant le 30 janvier.

Nous fournirons toutes les informations pour l’AGA par courriel comme d’habitude, à savoir les éléments suivants :

1. Le rapport du président.

2. Le rapport sur les adhésions.

3. Le rapport financier.

4. La proposition du Comité d’accepter Dany Verheylewegen comme membre honoraire après ses nombreuses années de service à l’AFA.

5. La proposition d’un tarif unique d’adhésion de 15 euros par an sans frais d’entrée pour les nouveaux membres et sans réduction pour les “hirondelles” (réduction dont très peu de membres profitent car la plupart apprécient l’information et l’accompagnement tout au long de l’année).

6. Le document sur les questions posées au comité avant le 15 janvier.

7. L’information sur les élections au comité et l’acceptation des noms proposés pour le comité ou un vote s’il y a plus de candidats que de places disponibles.